Cómo dar tranquilidad a tu empresa en sólo seis pasos

Cómo hacer que tu empresa esté más preparada

Si hablamos de catástrofes, solemos pensar a lo grande: terremotos, inundaciones y, más recientemente, pandemias a nivel mundial. Pero para las empresas, una catástrofe puede algo tan simple como ser un corte de luz, un ciberataque o la interrupción de procesos esenciales para la empresa, es decir, cualquier cosa que les impida trabajar con normalidad.

Toda empresa tiene que tener un plan para poder afrontar el peor de los casos. Sin embargo, nuestro Future Ready Report muestra que muchas empresas no lo tienen – el 17% carece de cualquier tipo de plan de continuidad de negocio, y el 19% no tiene un plan de recuperación de desastres.

Incluso las empresas de éxito pueden tener dificultades para recuperarse si no cuentan con un plan eficaz y fiable. Para garantizar que tu empresa pueda seguir funcionando en los momentos más difíciles, hemos creado una sencilla guía que te ayudará a elaborar un plan de continuidad de negocio a prueba de balas.

En primer lugar, debemos establecer qué es exactamente un plan de continuidad de negocio (PCN).

La continuidad de negocio se refiere al mantenimiento de las funciones de una empresa o a su rápida reanudación en caso de una grave interrupción, como un ciberataque o una catástrofe natural. Un PCN establece las medidas que deben tomar los directivos y los trabajadores para mantener la empresa en funcionamiento en caso de que se produzca este tipo de evento.

He aquí nuestros seis pasos para crear un plan que ayude a mantener la solidez de tu negocio en momentos difíciles.

1. Crea un equipo de gestión de la continuidad de negocio

Crear un equipo centralizado de gestión de la continuidad de negocio es importante, sin embargo, debe de estar compuesto por los principales jefes de todas las áreas de la empresa. De este modo garantizarás que, en caso de emergencia, cada área de la empresa tenga un líder a la cabeza.

2. Identifica el alcance y los objetivos del plan

No es un secreto que una empresa es mucho más que los bienes y servicios que ofrece. Habrá infraestructuras, procesos y funciones críticos que deberás tener en cuenta a la hora de crear un PCN, como, por ejemplo, recursos humanos, las operaciones, TI, etc.

Una vez definido el alcance del plan de continuidad de negocio, el siguiente paso será identificar los objetivos clave del plan. Cada empresa es diferente, por lo que estos objetivos estarán relacionados con el funcionamiento específico de tu empresa. Tus objetivos guiarán el análisis del impacto de la actividad (hablaremos de este tema a continuación) y te ayudarán a elaborar tu estrategia de recuperación.

3. Realiza un análisis de impacto de la actividad

Una vez identificados el alcance y los objetivos, el siguiente paso en la preparación del plan de continuidad de negocio es comprender qué tipos de riesgo tendrá que afrontar tu empresa en caso de emergencia. Estos riesgos pueden ser de varios tipos: financieros, operativos o físicos, y cada situación plantea riesgos diferentes.

Por ejemplo, los ciberataques normalmente suponen un mayor riesgo financiero y operativo que físico. Por lo tanto, el plan debe reflejar los riesgos específicos que pueda presentar cada caso.

La clave para identificar estos riesgos es el análisis de impacto de cambio (AIC). El objetivo principal del análisis de impacto es ayudarte a identificar los riesgos específicos que puede sufrir tu empresa y las consecuencias que podrían conllevar.

Reúne a tu equipo de gestión de la continuidad de negocio y comparte ideas que te ayuden a crear una lista de riesgos específicos para tu empresa, establece la gravedad de cada riesgo y cómo podrían impactar a las operaciones de tu empresa.

4. Identifica los recursos necesarios

Gracias al análisis de impacto, habrás identificado y evaluado los posibles riesgos a los que se enfrenta tu empresa tras una catástrofe. Puede que el análisis ponga de manifiesto las discrepancias entre los recursos con los que cuenta actualmente tu empresa y los que necesitará para mantener las operaciones en marcha en caso de emergencia.

Una vez identificadas estas discrepancias, el siguiente paso es invertir en los recursos adicionales necesarios para garantizar que tu empresa siga funcionando en medio de una catástrofe o, al menos, que se pueda recuperar rápidamente de ella.

Estos recursos pueden incluir desde material específico necesario para mantener las operaciones, como vehículos de reparto de alquiler, o un lugar de contingencia como un centro de conferencias o instalaciones alquiladas.

5. Establece procedimientos de recuperación

Si bien es fundamental conocer los riesgos a los que se enfrenta tu empresa, es igual de importante saber los pasos prácticos que debes seguir para recuperarte tras un suceso imprevisto y perjudicial.

Una vez más, es esencial contar con recursos adicionales de apoyo en caso de emergencia. Estos recursos pueden ser equipos de repuesto, como ordenadores o portátiles, de un servicio externo que albergue la información crítica de la empresa (nube o centro de datos), o de una ubicación alternativa en caso de que su espacio de trabajo principal quede inaccesible debido a una catástrofe, como una inundación o un incendio.

6. Pruebas y formación

Una vez que tengas el plan y dispongas de los recursos de recuperación necesarios, el último paso para establecer el plan de continuidad de negocio es probarlo y formar a tus empleados para que puedan implementarlo efectivamente.

Cada situación de emergencia es única y los riesgos son diferentes. Por lo tanto, es fundamental probar de forma continua y exhaustiva el plan de continuidad para poder identificar cualquier punto débil que no se haya tenido en cuenta o que pueda surgir con el tiempo. Esto te ayudará a identificar áreas dónde se puede mejorar el plan.

Además, es imposible que un PCN sea eficaz si los empleados no son capaces de poner en práctica el plan de principio a fin. Dado que cada área de la empresa puede necesitar protocolos diferentes, es crucial que cada departamento sea consciente de las acciones relativas a su área que deben tomar en caso de emergencia.

Las catástrofes o los imprevistos son un aspecto al que deben enfrentarse todos los directos de empresa. Con la preparación y los recursos adecuados, su plan de continuidad de negocio puede ayudar a su empresa a mantenerse estable, al igual que el 68% de las empresas encuestadas que afirmaron que su plan de continuidad de negocio era eficaz cuando se enfrentaba a un acontecimiento imprevisto.

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